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倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)的幾個(gè)注意事項(xiàng)

2017-04-12 18:53:07

    在大多數(shù)人的眼里,倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)是一件很容易的事情,把材料成品數(shù)一數(shù),記錄一下品名和數(shù)量,就可以完工,但在實(shí)際的工作過(guò)程中,卻發(fā)生很多賬實(shí)不符的事情,發(fā)生這樣的情況主要是一些細(xì)節(jié)沒(méi)有做到。其實(shí)倉(cāng)庫(kù)是一個(gè)物流公司的中心,一切的物資收發(fā)都必須經(jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)的流轉(zhuǎn),倉(cāng)庫(kù)必須在平時(shí)的工作中做到單據(jù)齊全,有據(jù)可查,倉(cāng)庫(kù)的工作就是真實(shí)全面的反映實(shí)物的流轉(zhuǎn)過(guò)程。

倉(cāng)庫(kù)的賬務(wù)與實(shí)物,一般來(lái)講必須做到日清月結(jié),但在大多數(shù)企業(yè),作到每天結(jié)賬的可能性很小,主要原因是單證的不齊全,還有一個(gè)重要的原因就是工作量太大,企業(yè)所給予的人力物力不能完成這項(xiàng)繁重的工作。為盡可能的做到帳務(wù)與實(shí)物的一致,并與財(cái)務(wù)要求保持一致,財(cái)務(wù)部一般會(huì)要求倉(cāng)庫(kù)每月盤(pán)點(diǎn)一次,以滿足會(huì)計(jì)核算的要求,在我們這里,每個(gè)季度財(cái)務(wù)部與倉(cāng)庫(kù)部/生管部會(huì)同盤(pán)點(diǎn)一次,并以半年度盤(pán)點(diǎn)和年底盤(pán)點(diǎn)最為重要。

倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)是一頂日常工作,是賬務(wù)與實(shí)物之間的一個(gè)銜接點(diǎn),當(dāng)發(fā)現(xiàn)賬務(wù)與實(shí)物出現(xiàn)差異的時(shí)候,就要查明原因,做出處理結(jié)果,不同的差異原因得出不同的處理結(jié)果,主要的處理結(jié)果有賬務(wù)調(diào)整,補(bǔ)充單據(jù),盤(pán)虧賠償損失等。

現(xiàn)在主要講一下倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)的注意事項(xiàng):

1.部門(mén)配合:一個(gè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)他的物流是時(shí)刻變動(dòng)的,是一個(gè)動(dòng)態(tài)的指標(biāo),而企業(yè)盤(pán)點(diǎn)的目的,就是要查出某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)的庫(kù)存量,而庫(kù)存量卻是一個(gè)靜態(tài)的指標(biāo),這就形成了一個(gè)矛盾,這就要求生產(chǎn)和銷(xiāo)售部門(mén)在盤(pán)點(diǎn)期間暫時(shí)停止物料的收發(fā)運(yùn)作,達(dá)到倉(cāng)庫(kù)所需要的無(wú)變動(dòng)狀態(tài)。所以在盤(pán)點(diǎn)期間,即使生產(chǎn)出貨照常進(jìn)行,也要將生產(chǎn)所需物料提前發(fā)放到生產(chǎn)線上,以達(dá)到倉(cāng)庫(kù)物料的靜態(tài)。此時(shí)的盤(pán)點(diǎn)要求只局限于倉(cāng)庫(kù)本身,如果是年底全面盤(pán)點(diǎn),生產(chǎn)和一切物流要全部停止動(dòng)作,生產(chǎn)線上沒(méi)有完工的物料在邏輯上還要退回倉(cāng)庫(kù),再進(jìn)行全面的盤(pán)點(diǎn)。

2.人員配置:倉(cāng)庫(kù)的盤(pán)點(diǎn)必須配備一定的人員,參與盤(pán)點(diǎn)的人員必須具備一定識(shí)別和計(jì)量物料的能力,對(duì)于盤(pán)點(diǎn)工作,同時(shí)各部門(mén)還要有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制,除倉(cāng)管員以外,其他部門(mén)的人員也必須參與盤(pán)點(diǎn),比如PMC和財(cái)務(wù)部,生管部需要檢查庫(kù)存品名數(shù)量,財(cái)務(wù)部不僅要對(duì)品名數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督,還要對(duì)庫(kù)存的價(jià)值進(jìn)行計(jì)算,各部門(mén)人員的共同參與,一定程度上還增強(qiáng)了盤(pán)點(diǎn)人員的隊(duì)伍,加速了盤(pán)點(diǎn)工作的進(jìn)行。

3. 盤(pán)點(diǎn)時(shí)間:倉(cāng)庫(kù)的盤(pán)點(diǎn)時(shí)間一般選擇在月底的最后一天,當(dāng)然也會(huì)由于臨時(shí)的需要進(jìn)行月中盤(pán)點(diǎn)。選擇在月底盤(pán)點(diǎn)的優(yōu)勢(shì)很多,第一月底盤(pán)點(diǎn)與倉(cāng)庫(kù)每月結(jié)賬時(shí)間保持一致,更利于查找差異,分析差異原因;第二,月底盤(pán)點(diǎn)與財(cái)務(wù)結(jié)賬保持了數(shù)據(jù)的共享與協(xié)調(diào),提高了數(shù)據(jù)的使用效率;第三,月底盤(pán)點(diǎn)為生產(chǎn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)報(bào)表與財(cái)務(wù)月報(bào)表提供了真實(shí)有說(shuō)服力的數(shù)據(jù);第四,月底盤(pán)點(diǎn)后的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠,為下月倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障。

4.前期準(zhǔn)備:對(duì)盤(pán)點(diǎn)前的物料,倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)該提前做準(zhǔn)備。第一,將同一類(lèi)別,品名的物料放在一起,以便于盤(pán)點(diǎn)工作的順利進(jìn)行;第二,檢查物料卡的收發(fā)結(jié)存記錄,并核對(duì)實(shí)物數(shù)量;

5.詳細(xì)記錄:盤(pán)點(diǎn)人員在盤(pán)點(diǎn)期間,必須認(rèn)真核對(duì)實(shí)物的品名,數(shù)量,料號(hào),做到準(zhǔn)確無(wú)誤,對(duì)實(shí)物過(guò)小的原料,還要借助一定的計(jì)量工具(如電子稱(chēng),卡尺等)進(jìn)行計(jì)量,進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的稱(chēng)量計(jì)算。對(duì)于貴重材料成品,還要進(jìn)行重點(diǎn)記錄,精確計(jì)量。

6 復(fù)盤(pán):根據(jù)概率論原理,同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進(jìn)行第一次盤(pán)點(diǎn)以后,有條件的企業(yè)還要對(duì)經(jīng)過(guò)盤(pán)點(diǎn)的實(shí)物進(jìn)行復(fù)盤(pán),以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,減少工作中的失誤。

7. 查找差異原因:盤(pán)點(diǎn)結(jié)束以后,相同的品名要將賬存數(shù)量與盤(pán)點(diǎn)數(shù)量相比較得到差異,如果差異在合理的范圍內(nèi),那么就不需要分析差異原因,如果差異率超過(guò)企業(yè)的規(guī)定的范圍,就必須對(duì)差異做出說(shuō)明與原因分析,最后調(diào)整帳務(wù),做到賬實(shí)相符,在這里需要提示的一點(diǎn)就是次月的月初數(shù)應(yīng)該與本月的盤(pán)點(diǎn)數(shù)相等,而不是與帳務(wù)結(jié)存數(shù)相等,否則就會(huì)將差異數(shù)帶入到下月的帳務(wù)當(dāng)中,盤(pán)點(diǎn)也自然失去了他應(yīng)有的意義和效果。

8. 臨時(shí)事件處理辦法:倉(cāng)庫(kù)在盤(pán)點(diǎn)期間,如果碰到必須的物料收發(fā),比如急需的供應(yīng)商送貨,成品的入庫(kù)及客戶送貨,通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天(到達(dá)下一個(gè)月份),并對(duì)入庫(kù)的原料進(jìn)行隔離處理(不參與盤(pán)點(diǎn)),對(duì)出庫(kù)的成品在發(fā)貨前盤(pán)點(diǎn)(需參與盤(pán)點(diǎn)),目的就是在這種緊急情況發(fā)生時(shí),避免造成帳務(wù)的混亂和實(shí)物的不相符,保持帳務(wù)邏輯關(guān)系的順暢。

盤(pán)點(diǎn)工作對(duì)維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)存貨的完整準(zhǔn)確,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,分析原因,處理問(wèn)題,改進(jìn)工作方面有著相當(dāng)重要的意義,并為會(huì)計(jì)信息匯總歸集的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障,對(duì)了解企業(yè)資產(chǎn)狀況,物流狀態(tài)提供了第一資料,為公司決策機(jī)構(gòu)提供了有力的信息來(lái)源.


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